1. Qui traite tes données ?
Arnaud Marchot, personne physique, BCE 1005.639.976, TVA BE1005.639.976, Place du Bailli 2, 4121 Neupré, Belgique, est responsable des traitements nécessaires à la gestion de Kotoveil, de ses comptes et de la sécurité du service. Pour toute question ou demande relative à tes données, écris à contact@kotoveil.com. Pour les données introduites dans le cadre d’une organisation, celle-ci détermine les finalités de ses usages et demeure responsable de ces traitements ; Kotoveil intervient pour fournir le service selon ses instructions. Cette politique ne remplace pas les informations que ton organisation doit te communiquer.
2. Données traitées
Le service traite les informations de compte (nom, adresse email, vérification de l’adresse, empreinte du mot de passe), les sessions et leurs données techniques (dont adresse IP et navigateur), les adhésions, rôles, invitations et réglages. Il conserve les documents, ressources et historiques sous leur forme chiffrée lorsque le coffre les protège, ainsi que leurs métadonnées nécessaires à la synchronisation. Les clés API et jetons OAuth sont chiffrés côté serveur, séparément du coffre documentaire, et déverrouillés pour les usages autorisés. Des compteurs et métadonnées d’usage IA sont également conservés. Les demandes de support contiennent les informations que tu choisis de nous adresser. Les feedbacks envoyés depuis l’espace de travail conservent ton nom, ton adresse email au moment de l’envoi, la catégorie, le message, les dates et le suivi administratif dans la base du service, séparément du coffre et sous une forme lisible par les administrateurs globaux. Aucun contenu documentaire ni capture n’est ajouté automatiquement.
3. Finalités et bases juridiques
La création et la gestion du compte, la sauvegarde, la synchronisation et l’exécution des fonctions demandées reposent sur l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles. La sécurité, la prévention des abus et le traitement des incidents relèvent de l’intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs. Les obligations légales applicables peuvent nécessiter certains traitements, notamment administratifs. Les données nécessaires à l’authentification et au fonctionnement du compte sont obligatoires pour ces fonctions ; les documents, connexions IA et usages de dictée dépendent de tes choix. L’autorisation technique du microphone ne remplace pas la base légale nécessaire si tu enregistres les données d’autres personnes.
4. Documents et correspondances locales
Les copies documentaires destinées à la sauvegarde sont chiffrées dans ton navigateur avant leur envoi. Les correspondances entre les valeurs protégées et les étiquettes sont chiffrées dans le stockage de ton navigateur et, sur ton choix explicite, dans un fichier unique local ou réseau pour tes différents postes. Chaque navigateur doit recevoir l’autorisation d’accès à ce dossier. Les serveurs Kotoveil ne reçoivent ni le contenu ni le chemin de ce fichier ; ils coordonnent seulement les écritures avec des identifiants et verrous. Les données de compte, paramètres et métadonnées ne bénéficient pas tous du chiffrement du coffre. Remplacer un nom par une étiquette ne suffit pas à garantir une anonymisation irréversible : le contexte peut permettre une identification. Le chiffrement ne protège pas contre une personne qui accède à ton appareil ou à ton coffre déjà déverrouillé.
5. Ce qui est transmis à l’IA
À ta demande, Kotoveil relaie le message et le contexte choisis à la connexion IA explicitement sélectionnée. Les informations que tu as protégées sont remplacées par des étiquettes ; les correspondances originales ne sont pas jointes. Le reste du texte demeure lisible par le relais Kotoveil et le fournisseur pendant le traitement. Le fournisseur peut consulter jusqu’à cinq références publiques distinctes choisies pour la demande. Kotoveil n’enregistre pas de copie en clair des échanges ; l’historique sauvegardé est chiffré. La conservation et l’utilisation des données chez OpenAI, Anthropic, xAI ou ChatGPT dépendent du fournisseur, de l’offre et des paramètres applicables. Pour le transport ChatGPT expérimental, Kotoveil demande store:false et désactive sa télémétrie ; cela ne constitue pas une garantie d’absence de toute conservation chez le fournisseur.
6. Dictée et microphone
La dictée est facultative et démarre après l’avertissement et l’autorisation du microphone. L’audio et les paramètres nécessaires à la transcription sont transmis au fournisseur OpenAI ou xAI choisi, par le relais Kotoveil. L’audio n’est pas anonymisé ; aucun document, correspondance privée ou contexte documentaire n’est joint à cette demande. Kotoveil ne conserve pas l’enregistrement dans ses fichiers, journaux, caches ou bases. La conservation chez le fournisseur suit ses conditions. Le texte transcrit reste provisoire dans l’éditeur jusqu’à ta confirmation avant sa sauvegarde documentaire.
7. Destinataires et prestataires
Les personnes habilitées accèdent aux informations nécessaires à l’exploitation et au support, selon leurs fonctions. Les administrateurs d’organisation accèdent aux membres et réglages relevant de leurs droits ; cela ne leur donne pas automatiquement accès aux documents personnels. L’infrastructure d’hébergement traite les données stockées ou en transit nécessaires au service. Resend traite les destinataires et le contenu des emails transactionnels, par exemple les invitations et liens de vérification. Le navigateur peut demander un avatar à Gravatar en transmettant une empreinte de l’adresse email et les informations habituelles d’une requête réseau. Les fournisseurs IA reçoivent uniquement les demandes correspondant aux usages activés. Un export ou une copie vers un autre outil relève ensuite du traitement de cet outil. Pour un feedback, les administrateurs globaux de Kotoveil reçoivent aussi par email ton identité et le message complet ; Resend traite ces informations pour cet envoi. Les administrateurs d’organisation ne reçoivent pas ces notifications du seul fait de leur rôle.
8. Traitements hors de l’Espace économique européen
Selon le prestataire et l’offre utilisée, les services d’email, d’avatar ou d’IA peuvent impliquer des traitements hors de l’Espace économique européen. Les lieux de traitement, garanties et modalités de transfert doivent être appréciés selon les engagements du prestataire concerné ; cette politique ne promet pas une localisation exclusivement européenne. Pour obtenir les informations concernant les transferts liés à ton utilisation de Kotoveil, contacte contact@kotoveil.com. Pour une connexion IA fournie par ton organisation ou par toi, consulte également les conditions de cette offre et les informations de ton organisation.
9. Conservation et suppression
Les données de compte et les contenus sauvegardés sont conservés pendant l’utilisation du service, jusqu’à leur suppression selon les fonctions disponibles et les contraintes de l’organisation concernée. Certaines métadonnées techniques de suppression servent à empêcher la réapparition de données lors d’une synchronisation. Les données de sécurité, de support ou nécessaires au respect d’une obligation légale sont conservées selon la durée nécessaire à leur finalité ou l’obligation applicable. La suppression des données actives ne doit pas être assimilée à un effacement instantané de toute sauvegarde d’infrastructure. Les données locales restent sur ton appareil jusqu’à leur suppression par les fonctions du service ou du navigateur ; supprimer un compte à distance ne peut pas effacer le stockage de tous tes appareils ni ton fichier local ou réseau. Tu gères la suppression de ce fichier et de ses sauvegardes. Demande-nous les précisions applicables à tes données à contact@kotoveil.com. La suppression du compte retire ses feedbacks et leur suivi de notifications de la base active. Elle ne retire pas les emails déjà reçus par les administrateurs ni les copies éventuellement conservées dans les sauvegardes.
10. Cookies et stockage du navigateur
Kotoveil utilise des cookies nécessaires à l’authentification et à la sécurité, ainsi qu’un cookie de préférence de la sidebar. Le stockage local conserve notamment le thème, les correspondances privées chiffrées et les sauvegardes en attente dans IndexedDB. Ces mécanismes servent au fonctionnement et aux préférences de l’application. Aucun outil publicitaire ou de mesure d’audience n’est intégré à ces pages. Bloquer ou effacer ces données peut empêcher la connexion, supprimer des préférences ou rendre des correspondances locales irrécupérables.
11. Tes droits et tes démarches
Selon les conditions prévues par le RGPD, tu disposes des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, notamment aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. Lorsqu’un traitement repose sur ton consentement, tu peux le retirer sans remettre en cause le traitement antérieur. Adresse ta demande à contact@kotoveil.com ; nous pouvons demander les informations strictement nécessaires pour vérifier ton identité. Nous répondons en principe dans un mois, avec prolongation motivée dans les cas prévus par le RGPD. Pour un traitement décidé par ton organisation, adresse-toi aussi à elle. Tu peux introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge ou de l’autorité compétente dans ton pays. L’assistance rédactionnelle ne constitue pas une décision automatisée sur tes droits ou ton admissibilité à un service.
12. Mises à jour et contact
La date affichée permet d’identifier la dernière mise à jour de cette politique. Les changements importants concernant les traitements doivent être communiqués aux personnes concernées selon les exigences applicables. Pour toute précision sur la sécurité, les prestataires, la conservation ou l’exercice de tes droits, écris à contact@kotoveil.com. Consulte aussi les conditions d’utilisation.